INARDI SAS INGENIEROS ARQUITECTOS DISEÑADORES
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa INARDI SAS INGENIEROS ARQUITECTOS DISEÑADORES, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento de protección de datos personales.
1. DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.
- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/ o el tratamiento de los datos.
- Titular: Es la persona natural cuyos datos sean objetos de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de Información.
- Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable y/o el encargado desde Colombia, envía la información o los datos a un receptor que a su vez es responsable de tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
2. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
INARDI SAS INGENIEROS ARQUITECTOS DISEÑADORES, identificada con NIT: 800.130.858-1, con domicilio en la Carrera 70F No. 117-17 de la ciudad de Bogotá, Teléfono: 6177855. Portal web: www.inardi.com.co, quien será responsable del tratamiento de las bases de datos.
3. TRATAMIENTO
INARDI actuando en calidad de Responsable del tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como: trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, sin que la enumeración signifique limitación.
4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite a INARDI SAS, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con los objetivos establecidos por la ley de acuerdo con la naturaleza de la empresa y para efectos de suministrar datos a las Entidades Estatales que requieren información de las operaciones desarrolladas por nuestra Compañía con terceros.
5. AUTORIZACIÓN
En cumplimiento de los derechos que le asisten a los titulares de las bases de datos, INARDI implementó de forma inmediata la autorización en el manejo de los datos obtenidos de parte de los titulares. Por lo tanto se actualizó la autorización de los existentes y para nuevos titulares será exigible la autorización previa del mismo para el acceso a sus datos. Asimismo INARDI se compromete a informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, dejándole claro que en este caso no será necesaria la autorización por tratarse de datos sensibles.
6. DATOS SENSIBLES
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados:
- Origen racial o étnico.
- Orientación política.
- Convicciones religiosas / filosóficas.
- Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
- Salud.
- Vida sexual.
- Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
La empresa en estos casos se deberá informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. Adicionalmente deberá informarse al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
INARDI reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la Entidad.
- Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
INARDI cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del tratamiento de la información:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
INARDI cuenta con las medidas de seguridad, que buscan proteger los datos de los titulares e impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.
Las medidas de seguridad implementadas por INARDI son las siguientes:
- Solo el personal autorizado por INARDI tendrá acceso a las bases de datos previa asignación de un usuario y contraseña para acceder a los datos que se encuentren en medio magnético y en los Software que utiliza la Compañía.
- El archivo físico en el cual reposen datos de los titulares, estarán en custodia de una sola persona autorizada previamente por INARDI y se conservarán bajo llave.
Cualquier consulta o requerimiento de la información de las bases de datos que reposan en medio magnético o físico, deberá ser autorizado por parte de la administración de la Compañía.
10. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
El titular o sus causahabientes, podrán solicitar a INARDI, a través de una queja o reclamo presentado mediante el correo electrónico: proyectos@inardi.com.co, canal dispuesto por la Compañía para atender dichas peticiones. A través de este medio podrá solicitar lo siguiente:
- La corrección o actualización de la información.
- La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
- Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
- La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Si la queja o reclamo se presenta incompletos, INARDI deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo se resuelva.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. VIGENCIA.
El presente Manual rige a partir de noviembre 04 de 2016, el cual podrá modificarse en el momento que la Compañía lo considere pertinente, informando los cambios a los interesados.